Деловое письмо— самый распространенный вид коммуникации после устной речи.
В наше время широкое распространение получили
электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.
Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?
-
-
Читайте также:
Письмо-запрос
. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:
В соответствии с п. 1 ст.12
Федерального закона
№ 59 от 24.11.2014 …
Продолжается описанием сути запроса
Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.
В письме-запросе часто устанавливается срок
Информацию просим предоставить до 30.04.2015 .
Письмо-ответ
. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:
В ответ на ваш запрос…
В ответ на ваше письмо…
Затем идет изложение ответа
Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.
Письмо-просьба
. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:
В связи со сложившейся ситуацией на производстве…
Продолжается описанием самой просьбы
Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.
Завершается письмо стандартными фразами
С уважением…,
Заранее благодарим за участие…,
С наилучшими пожеланиями….
Письмо-благодарность
. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.
Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.
Завершается письмо фразами
С наилучшими пожеланиями…
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Надеемся на продолжение сотрудничества.
Сопроводительное письмо
. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.
Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.
Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:
Статистические данные на 2 л. в 1 экз.
Письмо-напоминание
. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.
Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015 .
Письмо-сообщение
(информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.
Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015 .
Письмо-подтверждение
. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг.
ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии,
посвященному Дню
Победы, 08.05.2015 в 09-00.
Письмо-приглашение
. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо.
Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.
Письмо-отказ
. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.
В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «
Сельское хозяйство
» 07.04.2015
и вежливо завершить письмо
Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.
Любого вида стандартно, меняется только содержание.
Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.
Пример письма-просьбы:
Уважаемый Петр Петрович!
Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?
Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.
Ваша помощь была бы неоценима для нас.
Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.
Как написать
деловое письмо
, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры
Слово – доступный бизнес инструмент. В
деловом мире
невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.
Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем – электронных или традиционных – происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.
Профессионал должен уметь писать
- понятно
- результативно
- убедительно
- интересно
И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.
Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма
Письмо –
короткий текст
объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.
Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на
- деловую (формальную)
- личную (неформальную)
Для делового письма характерны:
- лаконичность
- точность
- аргументированность и логичность
- информативность
- оценочная и эмоциональная нейтральность
- стандартизированность:
- используются официальные бланки
- употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
- количество тем – 1-2
- адресность
- четко выраженная субординация (в случае необходимости)
Мнение эксперта:
Бланк письма компании, используемый для деловой переписки, играет важную роль в формировании впечатления организации. По мнению экспертов, такой бланк должен быть оформлен строго согласно корпоративному стилю компании, включая логотип, цветовую гамму и шрифты. Деловое письмо должно быть структурированным, четким и содержать информацию организации, адресата, теме письма, а также предмете обращения. Эксперты также отмечают, что использование профессионального языка, вежливость и точность в формулировках являются ключевыми аспектами успешной деловой переписки.
Какие виды делового письма существуют?
Вид делового письма определяет
1. Цели его написания
Коммерческие цели
- Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия – составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)
- Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки – отправляйте письмо-запрос
- Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)
Некоммерческие цели
- Благодарите в благодарственном письме
- Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие – письмом-подтверждением
- Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
- Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
- Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
- Если вам необходимо отправить важные документы или
материальные ценности
обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо
2. Получатель
Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо
Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным
4. Структура
Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения
5. Форма отправления
- в конверте
- в электронном виде
- по факсу
Интересные факты
- Первый бланк письма был создан в Китае в 1041 году. Он был сделан из бумаги и имел стандартный размер 8,5 x 11 дюймов.
- В России бланки писем появились в XVII веке. Они были сделаны из бумаги и имели стандартный размер 8,5 x 11 дюймов.
- В настоящее время бланки писем используются во всех странах мира. Они могут быть сделаны из бумаги, картона или пластика. Стандартный размер бланка письма составляет 8,5 x 11 дюймов.
Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение
Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.
Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:
Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:
1. Заголовок
Как правило, это
краткое изложение
темы письма.
Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.
Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.
2. Обращение
- имеет традиционную форму «Уважаемый»
- пишется с большой буквы посередине строки
Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!
3.Преамбула
- знакомит адресата с основной мыслью письма
- готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме
4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле
В этой части письма
- вы четко указываете суть предложения/обращения
- приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт
Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:
Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию
5. В заключении:
6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:
- должность
Опыт других людей
Бланк письма компании – незаменимый инструмент делового общения. Он помогает создать профессиональное впечатление и передать информацию четко и структурированно. Клиенты отмечают удобство использования бланка письма компании, а также его эффективность при ведении деловой переписки. Они отмечают, что бланк письма помогает сохранить единый стиль и форматирование при отправке корреспонденции, что особенно важно для поддержания корпоративной идентичности.
Как не ошибиться в выборе стиля письма?
В
деловой переписке
постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?
- Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
- При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
- Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
- Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться
Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:
- в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
- вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы
Как придерживаться выбранного стиля?
Личный стиль
- Наличие личных местоимений: я, мы, вы
Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся - Прямые обращения и просьбы
Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра - Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал
Формальный стиль
- Замена личных местоимений абстрактными существительными
Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов - Замена личных обращений и просьб констатациями
Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра - Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что
Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.
Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?
Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.
Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:
Что такое письмо-ответ и как его писать?
Существует два типа писем-оветов:
- письмо-отказ
- письмо с положительным ответом
Составление обоих типов писем имеет два
общих правила
(при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и
речевые обороты
инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о
- дате составления инициативного письма
- его регистрационном номере
Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:
Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:
Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий
Информационное письмо многофункционально:
- сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
- извещает (о переизбрании членов совета директоров)
- уведомляет (об отгрузке товара)
- заявляет (о намерениях)
- подтверждает (получение товара)
- напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
- рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)
Пожалуй, самым
актуальным вопросом
на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.
План продающего письма представлен на схеме:
При составлении письма обязательно используйте следующие пункты:
- Обещание
- Обоснование
- Цену вопроса
- Призыв к действию
Готовое письмо может выглядеть следующим образом:
Как нельзя писать деловые письма? Типичные примеры ошибок
1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических,
стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления
Что еще нужно знать про деловые письма?
1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации.
Характерная черта
метода – открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)
2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный
3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (
Times New
s Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым
Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности
Большое количество
полезной информации
относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.
Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.
Бланк
Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:
- Наименование.
- Адрес.
- Контактные телефоны.
- Сайт.
- Электронную почту.
- Логотип.
- Другие контактные данные.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Как правильно писать деловые письма? Подготовка
Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
- Изучение вопроса.
- Написание проекта письма.
- Его согласование.
- Подписание.
- Регистрация.
- Отправка адресату.
Структура деловых писем
При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.
Ниже приведен пример написания делового письма – вступительной его части.
В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.
В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.
Пример написания делового письма – заключительной его части – представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.
Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.
Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
- Позицию адресата.
- Характер отношений.
- Официальность.
- Этикет.
В конце письма должна содержаться
вежливая форма
. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.
Стиль
Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
- Основными участниками деловых отношений являются
юридические лица
, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма. - Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
- Предметом общения является деятельность компании.
- Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
- Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
- Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
- Адресной, предназначенной конкретному адресату.
- Актуальной в момент написания письма.
- Достоверной и беспристрастной.
- Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
- Полной для возможности принятия решения.
Требования
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях – лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания – нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость – без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в
полной версии
(с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Виды деловых писем
Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному
конкретному вопросу
. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.
Деловые письма могут быть по своему содержанию:
- Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец
сопроводительного письма
поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
- Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
- Благодарственными. Их стали применять особенно часто в
последнее время
. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В
данном случае
письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
- Информационными.
- Инструктивными.
- Поздравительными.
- Рекламными.
Также бывают письма:
- Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
- Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или
должностному лицу
, но могут адресоваться и целому коллективу. - Запросы.
- Извещения.
- Просьбы и многие другие.
Как написать ответ на письмо. Пример
Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:
- Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
- Одинаковые языковые средства.
- Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
- Соблюдение определенной последовательности.
Оформление
Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.
Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.
Возможно, будет полезно почитать:
- Свиные ребрышки с картошкой
; - Салат с крабовыми палочками и корейской морковью
; - Дисциплинарные меры в церкви?
; - Как сделать дрожжевые закрытые беляши с мясом
; - Рецепт вкусного десерта из антоновки
; - Салат с крабовыми палочками и кукурузой по классическому рецепту
; - Карта россии со спутника
; - Астероид флоренс можно ли увидеть
;
Частые вопросы
На каком бланке оформляется деловое письмо?
Текст письма должен быть прост для понимания. 4. Деловое письмо следует писать только на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Так как внешний вид фирменного бланка – это своеоб- разная визитная карточка вашей компании, то к оформлению официального бланка следует относиться с особой тщательностью.
Что такое бланк официального письма?
бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифи- цирующими автора официального документа. Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуаль- ными предпринимателями) для ведения переписки.
Какие реквизиты должны быть на бланке письма организации?
Реквизиты служебных документов: Государственный герб, эмблема (логотип), наименование организации, справочные данные организации-автора документа, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату, адресат, подпись, печать, текст, заголовок к тексту, отметка об исполнителе, отметка о …
Как правильно оформляется деловое письмо?
Проверьте свой адрес электронной почты … Выберите читаемый шрифт … Продумайте тему … Сформулируйте приветствие … Пишите кратко и понятно … Используйте формальное завершение … Разработайте подпись … Проведите корректуруЕщё•19 мая 2023 г.
Полезные советы
СОВЕТ №1
При написании делового письма используйте официальный бланк компании с логотипом и контактной информацией. Это создаст профессиональное впечатление на получателя.
СОВЕТ №2
Структурируйте письмо: начните с вежливого приветствия, четко изложите суть письма, поддержите информацию дополнительными деталями и завершите благодарностью и контактной информацией.
СОВЕТ №3
Используйте профессиональный и формальный тон в письме, избегайте сленга и сокращений. Это поможет подчеркнуть серьезность вашего предложения или запроса.
